Ledenvergadering CONCEPT

     DISCUS

NIEUWSBRIEF AV-IPHITOS,   nummer 36 – maart 2015

redaktie: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

 

Algemene Ledenvergadering AV Iphitos 2015

Woensdag 25 maart, 20.00 uur, locatie: clubgebouw Nilandspad 3

 

AGENDA PUNTEN.

1.         Opening

2.         Vaststellen agenda

3.         Vaststellen notulen algemene ledenvergadering 26 maart 2014

4.         Jaarverslag bestuur 2014 (o.a. Ontwikkeling ledenbestand)

5.         Jaarverslag PR- en Sponsorcommissie

6.         Jaarverslag 2014 WOC

7.         Jaarverslag 2014 Baanatletiek/jeugdcommissie

8.         Jaarverslag 2014 Loopgroeptrainers/baantrainers

9.         Jaarverslag  2014 Core Stability groep

10.       Jaarverslag  2014 Wandelgroep

11.       Jaarverslag penningmeester

12.       Verslag kascommissie

13.       Verkiezing kascommissielid

14.       Vaststellen begroting 2014

15.       Mutaties kader

16.       Bestuurssamenstelling en aftreedschema

17.       Verkiezing Penningmeester

18.       Verslag vertrouwenscommissie

19.       Vragenronde

20.       Sluiting ALV 2015

 

Agenda Algemene Ledenvergadering A.V. Iphitos   2014                                                        

Woensdag 26 maart 2014, 20.00 uur, locatie:   clubgebouw, Nilantspad, Losser

Aanwezig: Bestuur en een 26-tal leden, Hans Nordkamp MAN, Hans Damhuis MAN

Afwezig   met kennisgeving: Martijn van Nieuwkuijk, Truus Olde Benneker, Frans Nijhuis,   Jeroen Loskamp

1.        Opening

De voorzitter heet alle (bestuurs-)leden, kaderleden, erelid Hans Damhuis, Hans Notkamp, voorzitter  van MAN, Chris Bodewes, Marcel Hesselink, MAN bestuursleden welkom.

2.         Vaststellen agenda 

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

3.         Vaststellen notulen algemene ledenvergadering 27 februari 2013

De notulen worden ongewijzigd vastgesteld met dank aan de notulisten Chris Bodéwes en Jinne Stienstra

4.         Jaarverslag bestuur 2013

A)  Verdeling van de taken binnen het bestuur.

Peter Beernink: Voorzitter, financiële werkgroep MAN,  contactpersoon   trainers loopgroep  

Merlinn van Nieuwkuijk:Penningmeester, Vertrouwenspersoon 

Jinne Stienstra: Secretaris, kantinecommissie, contactpersoon wandelgroep

Peter Wrekenhorst: Accommodatie, Websitebeheer, ontwerpcommissie MAN, kantinecommissie

Herman Boek: WOC, Voorzitter commissie PR en communicatie, sponsorcommissie

Erna Laarman: Clinic verstandelijk beperkten, gebruikerscommissie MAN

Marc Vlutters: Baanatletiek, voorzitter jeugdcommissie en contactpersoon

atletiektrainers

B) Ledenbestand.
Netto toename in 2013 van ruim 30 personen. Totaal aantal leden: 237.  

C)   Samenwerking met MAN en IJsclub Losser, accommodatie en gebouw.

Op 11 februari 2014 is de gebruikersovereenkomst tussen MAN, IJsclub Losser en Iphitos  getekend. De onderlinge samenwerking en exploitatie van terrein en gebouwis hierin vastgelegd.

De samenwerking tussen de besturen is in 2013 constructief. Het bestuur van MAN heeft haar jaarverslag gepresenteerd.

Het financiele jaarverslag is goedgekeurd door de penningmeesters van de IJsclub Losser en AV Iphitos. André v.d. Veer en Bert Voerman krijgen voor het accommodatiebeheer een kleine attentie.


    

Nieuwbouw/verbouw door Hans Notkamp, Marcel Hesselink en Chris Bodéwes:

- Na toestemming op de ALV's van IJsclub Losser en   Iphitos is MAN begonnen de uitwerking van de maximale nieuwbouwvariant. Iphitos heeft   ideeën aangedragen en de commissies(financiën, gebruikers, ontwerp) hebben veel tijd en energie gestopt in onderzoek naar demogelijkheden. Het concept  projectplan is uitgewerkt.

- Het Financieringsplaatje voor investering en exploitatie is uitgewerkt. Subsidie van Oranjefonds en provincie is nodig naast eigen inbreng, eigen geld, obligaties en eventueel lening. Vanwege onvoldoende  zekerheid kan het volledige plan nog niet ter goedkeuringvoorgelegd worden.

-Marcel Hesselink (MAN) doet verslag van de nieuwbouwobligatieenquete. De reacties zijn positief.

- Bij substantiële veranderingen worden leden middels een extra ledenvergadering geïnformeerd.

- MAN heeft besloten om een 6-tal permanente buitenbergingen te bouwen voor materiaalopslag.

D) Website en   PR-commissie.

Jack Scholtens is gestopt na 13 jaar webmaster te zijn geweest. Peter Wrekenhorst heeft het stokje overgenomen en de nieuwe website is in een ver   gevorderd stadium. Het ontwerp is van Harry Brandt van MAN. De layout is gelijk aan de websites van stichting MAN en IJsclub Losser.

De nieuwe PR commissie staat   o.l.v. Herman Boek. Alle clubgeledingen zijn vertegenwoordigd.        
E) Kernactiviteiten   (Baanatletiek, Wandelgroep, Loopgroep)

-Bij de baanatletiek/clubkampioenschappen wordt   gestreefd naar grotere loopgroep-deelname.

-De proefclinic verstandelijk   beperkten (Losser Hof) loopt.Een evaluatie volgt in 2014. 

-Een 2e wandelavond en het meer betrekken van de   wandelgroep bij Iphitos wordt onderzocht.

F) Werkgroep   nieuw clubtenue

Herman Boek, Peter Wrekenhorst, Annabeth  Wijering en Elise de Paauw houden zich bezig met het ontwerpen van een nieuw clubtenue. Een besluit over een nieuw tenue zal wordengenomen in een ALV. Voor de oude setjes wordt nog naar een oplossing gezocht.

   

5.           Jaarverslag 2013 WOC 

• De WOC bestaat uit een loop-WOC (Vz. Marcel   Brinkhof) en een baan-WOC (Vz. Dennis Heurman).

• Dagelijks bestuur loop-WOC: Marcel Brinkhof, Ilona   Lensen, en Miram Reehuis. 

• Bestuursleden: Hennie Scheffer, Frans Wijlens,   Riekus Lensen en Nicole Beernink. 

• Bestuur baan-WOC bestaat uit Dennis Heurman, Nicole   Beernink, Bert Voerman en Erwin Suthof.

• Herman Boek verzorgt de PR ook voor het WOC en is   contactpersoon richting bestuur.

• Hans Holle, Loes Wijlens en Bennie Bouwhuis zijn   gestopt met het WOC.

• Er zijn 3 Dinkelcrossen georganiseerd (één voor de TCC). Het aantal lopers blijft stabiel maar het streven is een stijging in het aantal   deelnemers.

•  De canicross (3e Dinkelcross) werd ondanks slecht weer goed bezocht.

•  Bij de 3LandenLoopLosser zijn 488 lopers   gefinished.

•  De clubkampioenschappen verliepen goed en gezellig maar met weinig deelnemers

•  Door de hoeveelheid concurrende lopen/crossen is het moeilijk om meer lopers te genereren.

6.         Jaarverslag 2013   Baanatletiek/jeugdcommissie

• Het jeugdbestuur heet voortaan de jeugdcommissie en bestaat uit: Astrid Varenhorst, Hinke,Spanjer, Thomas Scheffer, Rick Bouwhuis en Mark Vlutters.

• Ruud Vaneker is na ruim 10   jaar gestopt als trainer en met de jeugdcommissie.

• Activiteiten van de jeugdcommissie: de grote   clubactie, barbecue, Sinterklaas en jeugdavonden.

•  Verzoek van de Jeugdcommissie is om de kantine jeugdvriendelijker te maken. Er zijn ideeën hier voor bij de Jeugdcommissie maar alles is afhankelijk van de toekomst van het gebouw.

• De taartverkoop tijdens de Dinkelcrossen is een succes. Overwogen wordt om dit op vaste basis te gaan doen in samenwerking met de Kantinecommissie.

• Planning 2014: o.a. Film-avond, Ik Lekker Fit   programma (clinic basisschooljeugd) en kamp.

7.         Jaarverslag 2013 Loopgroeptrainers/loopgroep   en baantrainers

Verslag Loopgroeptrainers

• Op trainingsdagen is er een stabiele groep aanwezig. Nieuwe materialen maken afwisselende trainingen mogelijk. De clinicers lopen 5 of 10 km tijdens de 3LandenLoopLosser.

• Iphitossers namen deel aan wedstrijden met mooie   resultaten. Mark vlutters won de Losserbokaal.

•  Dit jaar was er weer een succesvol   trainingskamp in Tecklenburg (2013). Als bijscholing was er de jaarlijkse looptrainersdag in Nijmegen. Een groot aantal mensen volgt de cursus assistent-trainer.

• Door deelname aan de Vuurloop en het in estafette  naar Losser brengen van het bevrijdingsvuur, laat Iphitos zien dat de vereniging maatschappelijk betrokken is.

Verslag baantrainers

Alle trainers werkzaam in 2012 zijn in 2013 gebleven, zodat we over voldoende trainers konden beschikken. Het stoppen van Ruud Vaneker wordt goed opvangen  door de inzet van stagiaires. Frans Wijlens is na vele jaren gestopt met de bostraining. Ruud en Fransworden hartelijk bedankt voor hun inzet.

8.         Jaarverslag   penningmeester

De penningmeester geeft een toelichting op de Balans,   resultatenrekening en de begroting:

• Er is meer contributie  ontvangen door het hogere aantal leden.

• Alleen voor volwassen leden wordt het geld van de   wedstrijdlicenties geïncasseerd. Deze zijn 2 keer uitgevoerd in 2013. De opbrengsten waren al doorberekend in de jaarrekeningvan 2012.

• De financiën van de kantine vallen onder MAN

• Deelname aan de Grote Clubactie stopt. De Jeugdcommissie komt met een nieuwe actie.

• Trainersvergoedingen zijn zoals verwacht. Voor bijscholing/cursussen is relatief weinig uitgegeven.

• De representatiekosten vallen laag uit doordat er geen kaderattentie is uitgereikt. Er wordt een kaderactiviteit voor de zomer georganiseerd.

• De wedstrijdlicentiekosten voor jeugdleden zijn toegenomen. Deze zijn voor rekening van Iphitos.

• De   accommodatiekosten vallen lager uit door het opzeggen van zaalhuur.

• Er zijn minder materiaalkosten – uitgaven zijn doorgeschoven naar 2014. De penningmeester ontvangt van de trainers graag een wensenlijst.

•  Meer leden houdt in: meer KNAU-lidmaatschapskosten.

•  Kantinecommissie: eigen borrels moeten kostendekkend zijn.

   Samenvatting: 2013 kent een mooi financieel resultaat.

9.         Verslag   Kascommissie


De kascontrolecommissie   bestaande uit de leden Hans Holle en Bert Voerman heeft op maandag 10   maart 2014 de administratie van de A.V. Iphitos gecontroleerd.

De commissie heeft vastgesteld dat de balans per 31 december 2013 en de financiële rekening over het boekjaar 2013 een waarheidsgetrouw  beeld geeft  van de financiële  situatievan de vereniging. De   commissie stelt derhalve de ledenvergadering voor de penningmeester décharge   te verlenen over genoemd boekjaar. De ledenvergaderingverleent décharge.

10.       Verkiezing   kascommissielid

 

Hans Holle treedt af, André vd   Veer is zijn vervanger. Bert Voerman blijft Kascommissielid.

11.       Vaststellen   begroting 2014 

Bij het opstellen van de begroting   is rekening gehouden met de volgende ontwikkelingen:

• Het ledenaantal is stabiel en zorgt daarmee voor een stabiele begrotingspost.

• Voor de clinic worden lagere inkomsten verwacht.  Velen doen als lid onbetaald nogmaals mee.

• De inkomsten voor de loopevenementen neemt af door minder sponsoren.

•  De subsidie inkomsten van de gemeente nemen  af.

• De post trainersurenvergoeding is op hetzelfde  niveau begroot. De opleiding /bijscholingspost blijft ongeveer gelijk. Wel zijn er mogelijk extra kosten i.v.m. een   jurycursus in 2014.

•  De huurprijzen zijn voor 2014 verhoogd, hier   in de begroting rekening mee gehouden.

•   Voor materiaalkosten is een hoger bedrag begroot.

     De begroting wordt door de leden   vastgesteld.

Het bestuur stelt voor om de contributie te bevriezen voor 2015. Mede gezien het positieve resultaat van afgelopen jaar. Marcel   Brinkhof stelt voor om te beslissen over een verhoging op het moment dat   bekend is of het nieuwbouw of verbouw gaat worden. Het voorstel van Marcel  Brinkhof wordt met een wijziging aangenomen door de leden: contributiebevriezing op het moment dat de nieuwbouw niet door gaat.

12.       Mutaties   kader

• Jack Scholtens stopt na vele jaren als webmaster,  Ruud Vaneker is gestopt als baanatletiektrainer. Joke Kalter is vorig jaar gestopt met het wedstrijdsecretariaat. Dit isovergenomen door Carin Maathuis. Loes Wijlens is gestopt als WOC-lid en als penningmeester van de   jeugdcommissie.

• Lief en Leed: Frans Nijhuis   en Anny Vaneker stoppen. Het voorstel om per trainingsgroep één persoon aan te stellen is aangenomen door de leden. Anny en Frans hebben richtlijnen opgesteld.

• Bostraining: Frans Wijlens is hier na 20 jaar mee gestopt. Hij was 2 jaar assistenttrainer en 18 jaar eindverantwoordelijke. Hele generaties jeugdige Iphitossers zijn door hem getraind.

• Gestopte kaderleden worden door het bestuur met een attentie bedankt.

•De leden worden opgeroepen om zich aan te melden bij de sponsorcommissie.

13.       Bestuurssamenstelling

Er zijn dit jaar geen aftredende bestuursleden. Wel zijn er richtlijnen opgesteld:

• Leden van het dagelijks  bestuur hebben gedurende 3 jaar zitting.

• Er kan maximaal één lid (dagelijks bestuurs) aftreden per jaar. 

• Overige bestuursleden hebben gedurende 4 jaren zitting

• In de huidige samenstelling kan er maximaal één lid aftreden per jaar. 

• Het 1e aftredende lid van het DB is penningmeester Merlinn van Nieuwkuijk, 2014 is haar laatste jaar als penningmeester van AV Iphitos. Het bestuur zal zich over de vacante positie beraden.

• Bij een even aantal bestuursleden krijgt de   voorzitter 2 stemmen.

• Er is vacante positie voor iemand uit de   baanatletiek voor een betere bestuurssamenstelling. 

14.      Verslag vertrouwenscommissie

Voor iedere club (Iphitos/IJsclub) is er een vertrouwenscommissie. Bij ernstige gevallen wordt   samengewerkt. Dit jaar heeft zich geen melding voorgedaan. Oproep van Otto Jogems: voel je wel vrij om te melden als er wat aan de hand is.

15.       Vragenronde

Mededeling Chris Bodéwes: Topcraft gaat het groenonderhoud   doen.

Vraag Frans Wijlens: Iphitosleden betalen (koffie/thee enz.) op bijeenkomsten op de 1e donderdag van de maand. Wat worden de afspraken als de IJsclub er bij komt? 

Marcel Hesselink (MAN): Dan komen er nieuwe afspraken over de centrale kantinecomissie,inkoop(registratie) en verbruik. MAN neemt het voortouw.

Vraag Frans Wijlens: Iphitos zou actiever kunnen zijn met de Grote Clubactie zodat dit geld oplevert. 

Antwoord Merlinn van Nieuwkuijk: dit is vooral een actie van kinderen. OpmerkingAnny Vaneker: een andere soort actie is wellicht een beter alternatief zodat ookvolwassenen meehelpen.

16.       Sluiting Ledenvergadering

Volgende ALV: 25 maart 2015. Riekus en Ilona Lensen melden zich hier voor af.

WWW.AV-IPHITOS.NL

 


Anthony Chickillo Jersey